Donderdag 07 mei 2020

Zoom, NOBCO-statement

Er is de laatste tijd veel geschreven over ZOOM. Er worden vraagtekens gezet bij de veiligheid in het gebruik van ZOOM. Sommige zaken zijn terecht aan de kaak gesteld, maar er zijn ook een hoop artikelen geplaatst die vooral veel extra ruis en onterechte onzekerheid hebben gecreëerd. Voor de helderheid: Zoom heeft in de afgelopen periode verschillende updates doorgevoerd en meerdere veiligheids- en privacyissues aangepakt. Daarnaast dien je ook zelf acties te ondernemen om te zorgen dat je gesprekken via Zoom veilig zijn. Je maakt uiteindelijk zelf en samen met je coachee de afweging of Zoom voldoet aan de eisen die jullie stellen.

Veiligheid en privacy

Een veel gestelde vraag is of de veiligheid van onze data en privacy niet in het gedrang komt. Wat doet ZOOM met de data die via hun servers loopt, wordt er meegekeken, opgeslagen en doorverkocht?

ZOOM heeft inderdaad een aantal essentiële veranderingen doorgevoerd op het gebied van veiligheid en privacy. De mogelijke issues met betrekking tot veiligheid en privacy zijn onder een loep komen te liggen door de exponentiële toename in gebruik van de applicatie. Deze issues gelden echter niet voor alle manieren waarop ZOOM wordt gebruikt en ook het doorsturen van (persoonlijke) gegevens aan derden is inmiddels aangepakt door ZOOM.

Met verschillende maatregelen kan ongewenst bezoek bovendien goed worden voorkomen.

  • ZOOM heeft de standaard instellingen zodanig aangepast dat er een extra beveiliging in zit. ZOOM lanceert begin mei versie 5.0, hierin zit extra encryptie verwerkt. ZOOM rolt dit gedurende de maand mei wereldwijd uit.
  • De sessie ID komt niet meer in beeld als je bijvoorbeeld via Facebook live uitzendt.
  • Je kunt instellen dat deelnemers in de wachtkamer plaatsnemen en je ze persoonlijk toegang geeft na een check op legitiem aanwezig zijn.
  • Je kunt een vergadering op slot doen, zodat niemand meer aan kan sluiten.
  • De gebruiker laat helemaal geen data achter bij gebruik van ZOOM. In tegenstelling tot de zogenaamde veilige tools is het niet nodig om een login te maken en/of een e-mailadres in te voeren.
  • Je kunt zelf kiezen op welke plek je een opgenomen sessie bewaart. Ten eerste kan dat al gewoon op je eigen PC, maar sinds kort kun je ook een land aangeven als je het toch in de cloud wilt doen.
  • Sessies kunnen worden beveiligd met een wachtwoord. Alleen de genodigde deelnemers en het verenigingsbureau hebben dit wachtwoord. Deel deze beveiligde link dus niet met derden!
  • De host kan bezoekers blokken en video en geluid direct uitschakelen.

NOBCO en het gebruik van ZOOM

NOBCO heeft voor ZOOM gekozen als tool voor videobellen omdat het gebruiksvriendelijk is. Uiteraard moet het inzetten van ZOOM wel verantwoord gebeuren en maken we gebruik van de verschillende veiligheidsopties. We bekijken de instellingen van ons account regelmatig en checken of er aanpassingen nodig zijn. Daarbij maken we de afweging tussen gebruiksgemak en veiligheid.

Voor de gebruiker

Als gebruiker kun je zelf ook een aantal maatregelen nemen (lees hier een artikel over de privacy policy van ZOOM en welke instellingen in de tool belangrijk zijn):

  • Controleer de instellingen van de tool (zie hiervoor bovenstaande link). Vaak staan de instellingen zo gunstig mogelijk voor de aanbieder ingesteld, dat hoeft niet altijd nodig te zijn. Indien gesprekken automatisch opgenomen worden moet dit zelfs gemeld worden aan de partij waar je mee in contact bent (AVG). Als deze optie niet nodig is zet deze dan uit.
  • Indien je een account voor ZOOM aanmaakt, doe dit dan met een eigen e-mailadres en eigen wachtwoord. Maak geen gebruik van inloggen via Google, Facebook of andere partijen.
  • Kies heel bewust welke informatie gedeeld wordt tijdens het videobellen en welke documenten gedeeld worden.
  • Let bij het delen van schermen moet worden voorkomen dat (per ongeluk) andere informatie zichtbaar in beeld is.

NOBCO werkt met een betaald account van ZOOM. Met de wijze waarop NOBCO ZOOM inzet voor interne bijeenkomsten, webinars, etc. liggen de veiligheidsrisico’s op een gelijk niveau met andere vergelijkbare applicaties.

Daarom ziet NOBCO geen redenen om te kiezen voor een andere dienst.

Voor je eigen praktijk

Vraag je voor je eigen praktijk af, welk medium geschikt is voor het coachgesprek met je coachee. Houd daarbij rekening met de vertrouwelijkheid van het gesprek en de mate van beveiliging van het medium. Doe dit altijd in overleg met je coachee.

Aan bovenstaande tekst kunnen geen rechten worden ontleend.